TÀI KHOẢN GHI CÓ LÀ GÌ

  -  

Chúng ta quen với từ"Có" (credit) là một cái gì đó "tốtđẹp", như khitài khoảnngân hàngđược ghi Có,chúng tasẽnhận được một khoảntiền. Trong khi đó, "Nợ" là một cái gì đó tiêu cực;ghi nợ làm giảm số dưtài khoảnngân hàng của chúngta. Nhưng trong kế toán có thực sự như vậy không? Làm sao để ghi chép sổ sách kế toán tốt khi mà có vô số tình huống phát sinh trong hoạt động mua bán trao đổi hàng hóa của công ty?


*

Sự khác biệt giữa kế toán(accounting)ghisổ (bookkeeping)

Ghisổchẳng phảicông việcgì thú vịnhưnglại là một phầnkhông thể thiếucủa kế toán. Đó là công việcghi lạitất cả các hoạt động có tính chất kinh tế củamột tổ chức (nhưhàng đã bán,hóa đơn đã thanh toán,vốnđãnhận)dưới dạng cácgiao dịchriêng lẻvàsẽ đượctổng kết định kỳ (hàng năm, hàng quý, thậm chí hàng ngày). Ngoại trừ cácdoanh nghiệp quánhỏ,hiện naycác giao dịch này đượcnhập vàomáy tính,nhưng trướcđóchúng được ghi lại trongsổsách,nên được gọi là ghi sổ.

Bạn đang xem: Tài khoản ghi có là gì

Kế toánviên sẽthiết kế các hệ thốnghạch toánkế toánmànhân viênghi sổ sử dụng. Họ thiết lậpmộthệ thống kiểm soát nội bộ để bảo vệcác nguồn lực, áp dụng các nguyên tắccủa một tổ chức đã được chuẩn hóacho việc ghi chép kế toánvàlậpcác báo cáo tài chính, báo cáokế toánquảntrịvàkế toánthuế dựa trênsốliệu đó.Những người kiểm tra độ chính xác củacácghi chép sổ sách kế toánvà đưa ra ý kiến​​về báo cáo tài chínhcó thểkế toánviên,haychuyênviênquản lý, chuyên viênthuế và pháp lý.

Bút toán kép

Cáchoạt độngkinh tế của một doanh nghiệp được ghichépdưới dạngcácgiao dịch và được chuyểnvàocác tài khoản. Ví dụ, tài khoản tiền mặt theo dõi lượng tiền mặt trong tay, tài khoản doanhthu bán hàngghi lạihoạt động bán hàng.Thậm chí các công ty nhỏ thì cũng có hàng trăm tài khoản, còn những doanh nghiệp lớn có đến hàng ngàn tài khoản khác nhau. Các giao dịch đượcghi lại trong sổ nhật ký.Tuy nhiên,ngày nayphần mềm kế toáncung cấp chức năng tương tụ như sổ nhật ký. Mỗi giao dịch bao gồm ngày,giá trịvà mô tả.

Ví dụ, giả sử bạn có một cửa hàng văn phòng phẩm. Vào ngày 19 tháng 4,có ngườibán đồcũtới gặp bạn, và bạn mua một chiếc đèn cho văn phòng củamìnhvớigiá250USD.Vậy trongsổnhật ký,đẻghichéplại giao dịchnày, bạn sẽghi Nợ(debit)vào tài khoản Nội thất Văn phòng vàghi Có (Credit)250USD vào tài khoản Nợ phải trả. Cụ thể như sau:

*

(Mua đèn cũ, chứng từ #0016)

Mỗi giao dịch kế toán ảnh hưởng đến ít nhất hai tài khoản, và phải có ít nhất một tài khoản ghi Nợ và một tài khoản ghi Có.

Làm sao để ghi chépsổ sách kế toán tốt

Ngay cả một giao dịchtưởngnhư đơn giản nhưtrêncũngđặt ra một loạt các vấn đề kế toán.

Mục ngày:Giả sử bạn đã thỏa thuận qua điện thoại để mua đèn vào 15 tháng4, nhưngđến19 tháng 4thủ tục giấy tờ mớixong. Và đến ngày23đèn mới được gửi tới. Hoặc sau khiđãmua, bạn khôngcònthíchvàmuốntrảlạichiếc đènvào ngày 30, ngày cuối cùng của vụ mua bán này.Khi đó, bạn nên ghi chép giao dịch này vàongày nào 15, 19, 23, hay 30?

Mụcgiá trị:Giá bán là 250USDnhưng bạnsẽđược giảm giá 10% (tức là chỉ còn225USD) nếu trả tiền trongvòng30 ngày. Tuy nhiên,tình hình kinh doanhđang gặp khó khăn, vì vậy phải mất90 ngàybạn mớitrảđượctiền.Tuy nhiên,bạn biếtcông việc kinh doanh đồcũcũnggặp khó khăn.Ngay cả khi bạn đã đồng ý trả 250USD, bạn vẫn có thểgiảm được 50USDnếuđe dọa sẽtrả lạihàng. Mặt khác, bạn biếtcómột khách hàng củamình tìmmua một chiếcđèn như thếđã lâu vàôngnày sẵn sang trả 300 USD cho chiếc đèn đóvàothángHai.

Vậy, bạn nênghi giá trị bao nhiêu vàongày 19 tháng 4(nếu thực sự bạn ghi lại một giao dịch vào ngày đó)? 250USD,225USD,200USD hay300USD?

Tài khoản:Bạn đã ghi nợvàotài khoản Nội thất Văn phòng.Tuy nhiên, trong thực tế bạn mua bán đồcũthường xuyên,vàbạn luôn sẵn sàng bán nếu nhận được một lời đề nghịcó lời. Thay vìcoi chiếc đèn là tài sản cố định và ghivàotài khoản Nội thất Văn phòng,bạn có nên coi nó là Hàng tồn kho (Inventory)vàghi vào tài khoảnMua sắm (Purchases) hay không? Và nếu ở một công ty lớn, có thểsẽcó hàng tá các tài khoản nhỏ nằm trongđồ nội thất văn phòng.

Kế toánviêndựa vàonhiều nguồnkhác nhauđể trả lời những câu hỏi như vậy.Đó có thể là những tiêu chuẩn đặt ra bởi nhiều cơ quan làm luật khác nhau, những nghiệp vụlâu đờitrong mỗingành và quan trọng nhất,đánh giácủachính kế toán viênđúc kết được saunhiều nămlàm việc.

Xem thêm: Top 4 Game Hay Cho Trẻ Em Trên Ipad, Top 4 Game Dành Cho Trẻ Em Trên Iphone, Ipad

Nhưng điểm quan trọng là ngay cả những câu hỏi kế toán cơ bản nhất, nhưthời điểm diễn rasự kiệnkinh tế, giá trịcủagiao dịch,tài khoảnliên quan,cũng có thểtrở nênrất phức tạpvà không dễ để có câu trả lời đúng. Khônggìcóthể biện hộ chonhững sai sóttrongbáo cáo tài chính hay sựcẩu thảtrong quá trìnhkiểm toán.Tuy nhiên, dù cho được lập một cách cẩn thận hết mức,các báo cáo tài chínhtưởng như chính xác nhưng trong thực tế sẽ không như vậy bởi sựkhông chắc chắn và mơ hồ của các hoạt động kinh doanh.

Ghi nợ vàghi có

Chúng ta quen với từ"Có" (credit) là một cái gì đó "tốtđẹp", như khitài khoảnngân hàngđược ghi Có,chúng tasẽnhận được một khoảntiền. Trong khi đó, "Nợ" là một cái gì đó tiêu cực;ghi nợ làm giảm số dưtài khoảnngân hàng của chúngta.

Thế nhưng trong kế toán, ghi Nợchỉ mang ý nghĩa làBên tráivà ghi Cóchỉ mang ý nghĩa là Bên phảithôi. Khi bạn nhận được tiềnmặt–một điều "tốt"– bạntăng tài khoản tiền mặt bằng cách ghi Nợvào tài khoản này. Khi bạn sử dụng tiền mặt –được cho làmột điều "xấu"–bạngiảm tiền mặt bằngcách ghi Có. Mặt khác, khi bánđượchàng,là một chuyệntốt, bạn ghi Có vào tài khoảndoanh thubán hàngcònkhi có ai đó trả về những gì bạn bán, đó là không tốt đẹp, bạnsẽghi Nợvào tài khoản doanh thu bán hàng.

Vì vậy chẳng có chút liên quan nào giữa"tốt"/"xấu"vớighi nợ/ghi có.

Ghi Nợ =cột bên trái;ghi Có=cột bên phải.Tất cả chỉ có vậy thôi.

Kế toándồn tíchkế toán tiền mặt

Như chúng ta đã thấy,kế toán viên phải nhận địnhvề thời điểm củasự kiện kinh tếcũng nhưgiao dịch kế toán.Kế toándồn tích quan tâm đến thực trạngkinh tế của doanh nghiệp, chứ không phải dòngtiền mặt thực tế ra vào công ty.

Xem thêm: Cách Check Pass Là Gì ? Check Pass Facebook Là Gì

Mặc dù báo cáotrêncơ sở tiền mặt đơn giảnhơnvà có ý nghĩađối vớingười nộp thuế cá nhân và doanh nghiệp nhỏ,nhưng nó thườngdẫn đến sai lệchtrongbáo cáo tài chính. Hãy xem xét một hãng sản xuất trang phục Halloween: nónhập nguyên liệu, sản xuất và bán trang phục trong suốt cả năm, nhưng đượcnhậntiền chonhữngtrang phụcnàychủ yếu là trong tháng Mười. Nếu doanh thubán hàng chỉđược ghi nhận khinhận đượctiềnmặt thì tháng Mườisẽghi nhậnkhoảnlợi nhuận khổng lồ trong khi các thángcòn lạisẽbáolỗ.Kế toándồn tíchtìm cáchkhớpdoanh thu kiếm được trong mộtkỳvới chi phí phát sinh để tạo radoanh thu đó, bất kểdòngtiềnra hay vào.